Muster-Fahrerinformation zur Datenverarbeitung im Fahrzeug-Cockpit und digitalen Fahrtenbuch

Hinweise für Kunden

Dieses Muster stellt die simplii HOLDING GmbH ihren Kunden zur Verfügung, damit sie ihre Fahrer nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung von Standort-, Fahrt- und Fahrtenbuchdaten informieren können (Ziffer 2C.5 AGB; Vertrag über die Auftragsverarbeitung, Ziffer 5.1). Im Kundenportal wird das Muster mit den Daten des Kunden vorausgefüllt zum Download bereitgestellt. Verantwortlich für die Information und die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ist der Kunde; bei bestehendem Betriebsrat ist dieser vor Einführung zu beteiligen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Das Muster ersetzt keine Prüfung durch den Kunden im Einzelfall.

Information für Fahrerinnen und Fahrer

Sie nutzen ein Fahrzeug, das Ihr Arbeitgeber bzw. Auftraggeber bei der simplii HOLDING GmbH gemietet hat. Mit dieser Information erläutern wir, welche Daten bei der Nutzung des Fahrzeugs verarbeitet werden.

1Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung ist Ihr Arbeitgeber bzw. Auftraggeber:

Firma:
Anschrift:
Kontakt für Datenschutzfragen:
Datenschutzbeauftragter (falls benannt):

2Auftragsverarbeiter

Die Daten werden im Kundenportal der simplii HOLDING GmbH, Am Weinberg 20, 85092 Kösching, verarbeitet. simplii handelt dabei ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (Art. 28 DSGVO).

3Welche Daten verarbeitet werden

1. Fahrzeugdaten: Kilometerstand, Verbrauch, Reichweite, Service- und Wartungsstatus, Warnmeldungen, Reifendruck-, Bremsbelag-, Öl- und Batteriestatus,
2. Standort- und Fahrtdaten: Position des Fahrzeugs, Beginn und Ende von Fahrten mit Datum, Uhrzeit, Kilometerstand sowie Start- und Zielort,
3. Fahrtenbuchdaten: die Zuordnung jeder Fahrt als dienstlich, privat oder Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie bei dienstlichen Fahrten Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner; nachträgliche Änderungen werden protokolliert,
4. Zugangsdaten: Name, dienstliche E-Mail-Adresse und Rolle, falls Sie einen eigenen Zugang zum Kundenportal erhalten.

Bei Fahrten, die Sie als privat zuordnen, werden nach der Zuordnung nur die gefahrenen Kilometer gespeichert; Start- und Zielort werden gelöscht. Nicht zugeordnete Fahrten werden nach sieben Kalendertagen automatisch als privat eingestuft.

4Zwecke und Rechtsgrundlagen

1. Fuhrparkorganisation und Wartung (Fahrzeugdaten): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Fahrzeugnutzung Teil Ihres Arbeits- bzw. Dienstwagenüberlassungsvertrags ist, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und wirtschaftlichen Fuhrparkbetrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),
2. Fahrtenbuch zur steuerlichen Ermittlung des geldwerten Vorteils der Privatnutzung (Fahrtenbuchmethode): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den steuerlichen Aufzeichnungspflichten bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
3. Standortanzeige zur Disposition und zum Schutz der Fahrzeuge vor Verlust und Diebstahl: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO,
4. sofern vorhanden: ergänzend die Betriebsvereinbarung (Art. 88 DSGVO).

Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet über diese Zwecke hinaus nicht statt.

5Empfänger

Zugriff haben bei uns nur die im Kundenportal berechtigten Personen: (z. B. Fuhrparkleitung, Personalabteilung). Fahrtenbuchdaten können wir zur Erfüllung steuerlicher Pflichten an unsere Steuerberatung und die Finanzverwaltung weitergeben. simplii und ihre Unterauftragsverarbeiter (Verzeichnis in Anhang B des Vertrags über die Auftragsverarbeitung unter www.simplii.de/avv) verarbeiten die Daten nur in unserem Auftrag.

6Speicherdauer

Standort- und Fahrtdaten werden zwölf Monate gespeichert, sofern wir keine kürzere Frist festlegen. Fahrtenbuchdaten bewahren wir für die Dauer der steuerlichen Aufbewahrungspflichten auf und exportieren sie hierfür aus dem Kundenportal. Bei Fahrten, die Sie als privat zuordnen, werden Start- und Zielort unmittelbar nach der Zuordnung gelöscht.

7Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich hierfür an den in Abschnitt 1 genannten Kontakt. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO).

8Datenverarbeitung durch simplii und den Hersteller

Unabhängig von dieser Information ruft simplii als Vermieterin den Standort des Fahrzeugs in eigener Verantwortung nur anlassbezogen ab, etwa bei Diebstahlsverdacht oder Nichtrückgabe; Einzelheiten enthält die Datenschutzerklärung unter www.simplii.de/datenschutz. Der Fahrzeughersteller verarbeitet Fahrzeugdaten nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen; Hinweise hierzu finden Sie unter www.simplii.de/fahrzeugdaten.

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